为进一步贯彻研究生培养过程质量监督，规范研究生学业档案管理，依据《西南交通大学研究生培养过程管理与质量督导实施办法（西交校研【2021】45号 ）》和《西南交通大学研究生学业档案管理办法》的规定，每年12月是研究生学业档案的“建档月”，现将4166am官网登录硕士研究生（2021级及以后学硕、专硕）学业档案存档相关要求通知予以发布。

一、总体要求

我校研究生学业档案管理实行“一人一档”制，研究生是个人学业档案的完成者和保管者，导师是研究生学业档案的第一责任人，各培养单位的教务管理部门是研究生学业档案的建档和管理的责任部门，各培养单位和学校的质量督导组是研究生学业档案管理的检查和监督部门。

学业档案存档形式包含电子档案和纸质档案两类，研究生需认真阅读各培养环节相关表格的填写说明，严格按照档案盒目录和时间表，妥善整理归档各环节的纸质文档和PDF格式电子文档。

二、学业档案存档

依据研究生各培养环节时间指导性示意表，请各位硕士研究生根据“4166am官网登录硕士研究生(学硕、专硕）培养环节执行要求及提交时间一览表”要求（附件1），有计划地完成本年度培养环节的相关学业内容，填写“硕士研究生（学硕、专硕）学业档案存档清单”（附件2）。具体要求如下

1.对本年度完成的环节学业档案进行拍照以PDF格式形成电子文档，电子文档以“学号+姓名+环节名称”命名，如“2021211000+张三+学术报告”；

2.完成本年度各个环节学业档案电子文档建档工作后，将年度所有的电子文档（含本人的硕士研究生学业档案目录）存入以“年份+学号+姓名”命名的电子文件夹，并形成同名的压缩文件，如“2021年+2021211000+张三”；

3.提交时间：12月15日-12月28日，各位同学将命名为“2021年+2021211000+张三”的压缩文件提交至各班班长处，由各班长统一收齐后报学院各教务办公室（学硕0618办公室谢老师，专硕0312办公室王老师）存档。

各培养环节学业档案用表请在4166am官网登录官网下载：4166am官网登录/--下载专区--学术型硕士研究生相关公共材料/专业型硕士相关公共材料--硕士研究生各培养环节学业档案用表

三、学业档案督查

导师应秉承“严谨治学、严格要求”的双严传统，对硕士研究生培养全过程进行指导和监督，把好研究生存档材料的质量关，杜绝弄虚作假的情况出现。

研究生本人须对提交的入档材料负责：（1）务必保证材料的完备、真实、合理、有效，不得有剽窃、抄袭、伪造等弄虚作假的行为；（2）各培养环节应按年度要求逐步完成，禁止出现突击完成的情况；（3）若出现任何违反《西南交通大学学术道德规范》的行为，学校将依照相关规定进行严格处理。

每个自然年的春季学期为研究生培养过程管理质量的“督导季”，4166am官网登录将组织院级质量督导组开展本单位研究生培养过程管理质量的督导与检查工作，检查的重点是对研究生各培养环节提交材料的真实性、完整性、合理性等方面进行检查。在督导过程中发现的学生学业档案问题，由研究生本人在导师的指导下进行整改，并在3个月内完成，同时将整改情况以书面形式反馈。

在抽检过程中，纳入抽查名单的硕士研究生须按要求提交纸质版的资料，若有研究生某个环节未通过检查，则该环节的考核成绩记录为“不及格”，将影响后续开题、中期考核及答辩毕业环节。